Eisenhower Matrisi, etkili zaman yönetimi ilkesidir. Eisenhower planlama matrisi nedir: özü, kriterlere göre önceliklendirmenin en iyi yöntemi Eisenhower şemasına göre ana dava türleri

Eisenhower Matrisi günlük aktivitelerin önceliklerini belirleme yöntemlerinden biridir. Matris, yatay olarak “Önemli - Önemli Değil” ve dikey olarak “Acil - Acil Değil” eksenlerinin kesişmesiyle elde edilen dört kareye benzemektedir.

Bu matris nasıl kullanılır? Orada görevlerinizi (örneğin günün görevlerini) önem ve aciliyetlerine göre dağıtın. Zamanla bu çok basit hale gelecektir ama şimdilik küçük bir açıklama yapalım.

Önemli ve acil konular- çok önemli ve acil olanlar. Onlar olmazsa her şey çökecek ve yarın bunları yapmak için çok geç olacak. Her şeyden önce bunların bugün yapılması gerekiyor, hem de mutlaka. Önemli ve acil görevlere örnekler: zamanı yaklaşan bir proje görevinin tamamlanması; bir dişçiye, travmatologa veya başka bir uzmana plansız ziyaret; Bir müşteriye veya karşı tarafa acil telefon görüşmesi. Teorik olarak önemli ve acil konular karesinin boş olması gerekirken pratikte bazen her insanın önemli ve acil işleri olabilir, bunların bazıları tembellikten, bazıları profesyonellik eksikliğinden, bazıları ise mücbir sebeplerden kaynaklanmaktadır.

Önemli ama acil olmayan konular- Bu yakında acil hale gelecek önemli bir şey. Eğer bunu bekleyip kendinize gereksiz bir yarış yaşatmayı düşünmüyorsanız bu konulara çok dikkat edin. Bu tür konulara örnekler: projelerinizdeki mevcut (planlanan) çalışmalar; yeni projeler planlamak; proje sonuçlarının değerlendirilmesi; Fiziksel uygunluğu korumak için spor salonunu ziyaret etmek.

İşler önemli değil, acildir. Kural olarak, bu kare her ne olursa olsun sizi hedefinize yaklaştırmayacak şeyleri içerir; bunlar yapılması gereken şeylerdir, ama sadece yapmış olmak için. Doğum gününüz için tebrikler (Vasya'nın bugün doğduğu ortaya çıktı), misafirlerin beklenmedik gelişi ve reddedilemeyecek diğer plansız, zorunlu toplantılar. Eğer bundan bir şeyi devredebilecekseniz, birisine emanet edin, mutlaka yapın.

Önemli veya acil olmayan konular- bu en iğrenç vaka kategorisidir. Önemli değiller, acil değiller ama yapmak istedikleriniz bunlar. Bunlar sizin zamanınızı boşa harcayanlardır - parlak dergiler okumak, bilgisayar oyunları oynamak, TV programları izlemek ve internette gezinmek (bkz.​​​​​​​​​). Senin seçimin?

Önemli: Pek çok insan yorulduklarında saçma sapan şeyler yapmaya başlar. İstediğin zaman, istiyorsun. Dolayısıyla bu yanlış bir karardır. Doğru - kaliteli bir tatil planlayın (bu, Önemli, ancak acil değil kategorisidir) ve kaliteli bir dinlenme yapın ve saçmalık yapmayın. Evet? - Daha sonra dinlenme kuralları makalesine bakın

Özetle, bir araç olarak Eisenhower matrisi işe yarar ve dahası, onu takip ettiğiniz takdirde iyi organize olur. "Önemli ve Acil" meydanı daha sık boşsa kendinizle gurur duyabilirsiniz: ve "Önemli, ancak Acil değil" meydanının işleriyle daha sık ilgilenirseniz bu oldukça mümkündür. Profesyoneller böyle çalışır!

Hafta sonu için pek çok planınız vardı ama diziyi izleyerek zaman harcadınız ve hiçbir şey yapmadınız mı? Ya da belki iş yerindeki görevlerden bunalmışsınızdır ve acil görevler çığı her geçen gün artmaktadır? Yapılacaklar listesi oluşturmanın işleri ilerletebileceğini muhtemelen duymuşsunuzdur. Ancak bazen bu pek işe yaramaz ve yapılacaklar listesinde yer alan görevler yerine getirilmeden kalır. Neden? Çünkü liste yanlış ve/veya işleri yanlış sırayla yapıyorsunuz. Bu sorunların çözümüne yardımcı olacak Eisenhower matrisi o da öncelik matrisi. Bu tam olarak hakkında konuşmayı önerdiğimiz şey.

Eisenhower'ın Öncelik Matrisi - Nedir?

Bu öncelik belirleme ve zaman yönetimi aracı, adını Amerikan başkanlarından biri olan mucidinden almıştır. Dwight David Eisenhower. Öncelik matrisinin arkasındaki ana fikir şudur: görevler şu şekilde sıralanır: dört grup iki kritere bağlıdır - bunların uygulanmasının aciliyeti ve önemi. burada her acil şey önemli değildir ve her önemli şey de acil değildir. Görevlerle başarılı bir şekilde başa çıkabilmek için, bunu veya bu görevi hangi gruba sınıflandıracağınızı anlamanız gerekir; bu, görevi ne zaman üstlenmeniz gerektiğini size söyleyecektir.

Bu yöntem - eğer doğru kullanılırsa - tüm görevleri zamanında tamamlamanıza ve işlerin birbirine yapışmasını önleyerek çözülmemiş sorunlardan oluşan bir çığ oluşturmanıza olanak tanır.

Öncelik matrisine göre yapılacaklar listesi nasıl yapılır?

Tekrarlayalım: Eisenhower matrisine göre bir eylem planının ana hatlarını çizebilmek için listedeki tüm görevlerin 4 ana kategoriye ayrılması gerekir:

• A kategorisi: önemli ve acil;
• kategori B: önemli ama acil değil;
• kategori C: acil ama önemsiz;
• D kategorisi: acil ve önemsiz değil.

En uygun yol, dört büyük kareye bir kağıt parçası çizip her birini karşılık gelen renk ve harfle etiketlemek ve ardından görevleri girmektir. Örneklerle tüm kategorilere daha ayrıntılı olarak bakalım.

1. Kategori A

Önemli ve acil konular– durumlar son tarih doldu ya da gel mücbir sebep. Bugün, bu ayki ipotek ödemesinin son günü, dün patronunuza bir rapor göndermiş olmanız gerekirdi ve akşam akut diş ağrısı nedeniyle doktora gidiyorsunuz - bunların hepsi A kategorisidir. Görevlerinizi doğru dağıtırsanız , o zaman bu öğe en az sayıda görevi içerecek ve tamamen boşsa daha da iyi olacaktır.

2. Kategori B

Önemli ama acil olmayan konular- olmalılar yapılacaklar listesinin ana kısmı. Bunlar, bugün yapmazsanız yarın veya yarından sonraki gün A kategorisine geçebilecek şeylerdir. Bunlar önemlidir, ancak küçük bir zaman aralığı vardır ve bir süreliğine bir kenara bırakılabilirler. Bu içerir günlük iş görevleri, banyoda hala çalışan ancak damlamaya başlayan musluğu değiştirmek, konser biletlerini önceden satın almak. Ayrıca bu kategoriye dahil olanlar küresel yaşam hedeflerinizle ilgili şeyler. Örneğin, kendi işinizi açmak veya yeni bir iş bulmak istiyorsanız ve bunun için yeni bir beceriye hakim olmanız, başka bir yabancı dil öğrenmeniz, sermaye oluşturmak için ek bir sipariş almanız vb. gerekiyor.

3. Kategori C

Acil ama önemsiz konular. Aşağıdakiler bugün bitirin çünkü ertesi gün geç olacak veya uygunsuz olacak. C Grubu planları oluşturmayı amaçlayabilir. konforlu yaşam koşulları ve sosyal bağlantılar kurma.

Bu, tatillerde arkadaşlarınızı ve meslektaşlarınızı zamanında tebrik etmeyi veya ebeveynlerin ufalanan yemişleri toplamasına yardımcı olmak için ülkeye yapılan bir geziyi içerebilir. Başka bir örnek, büyük bir indirimle yeni bir TV satın almaktır. Promosyon olmasaydı çok daha sonra satın alırdınız ama kısa sürede bir araya gelirseniz istediğinizi daha çabuk ve daha ucuza alırsınız. Başka bir deyişle, C kategorisindeki eylemlerin gerçekleştirilmesi kritik değildir ancak bunların zamanında yapılması daha iyi ve daha rahattır.

4. Kategori D

Acil olmayan ve önemsiz konular. Esas olarak aşağıdakileri içeren en sinsi kategori "kronofajlar" veya "zaman öldürücüler"(kelimenin tam anlamıyla “zaman yiyenler”, “zaman öldürücüler”). Bu öğe film izlemeyi, arkadaşlarla telefonda konuşmayı, kitap okumayı, haber akışında gezinmeyi içerir. İlk üç kategorideki görevler yerine bu eylemleri gerçekleştirme dürtüsüne direnmek için, iyi gelişmiş bir irade gücüne sahip olmanız, kendinizi toparlayabilmeniz ve istediğinize değil, ihtiyacınız olana konsantre olmanız gerekir.

Görevlerinizi dört sütuna dağıttıktan sonra ilk noktadan itibaren yapmaya başlayın. Öncelik matrisini takip etmeyi öğrenirseniz, yalnızca görevleri zamanında tamamlamakla kalmayacak, aynı zamanda acil olmayan ve önemsiz görevler için eğlenceye de zaman ayıracaksınız.

1. İlk başta olabilir görevleri doğru şekilde dağıtmak zor. Süreci kolaylaştırmak için kendinize şu soruları sorun: “Bu görev önemli mi? Yaşam önceliklerim kapsamında mı? Bunu yapmamak soruna yol açar mı?” Evet ise, o zaman önemlidir. Bir konunun acil olup olmadığını anlamak için yakın gelecekte alaka düzeyini kaybedip kaybetmeyeceğini düşünün. Eğer evet ise, o zaman görev acildir.

2. Kategori A listesini boş bırakmayı deneyin; bunu unutmayın B grubundaki tamamlanmamış tüm planlar buraya taşınıyor. Ayrıca aynı grup, önceden öngöremeyeceğiniz çeşitli mücbir sebep olaylarını da içermektedir. Tekrarlayalım, ideal olarak, doğru zaman yönetimi ile acil ve önemli işlerin olmaması gerekir. İstisnalar aynı mücbir sebeplerin yanı sıra aşağıdakiler olacaktır:

• sağlık planları;
• önemli hedeflerin yerine getirilmesinin bağlı olduğu eylemler (yaz aylarında yurt dışına çıkmak istiyorsanız, önceden yabancı pasaport başvurusunda bulunmak daha iyidir);
• Uyulmaması gelecekte sorun yaratma riski taşıyan hususlar (zamanında ödenmeyen bir para cezası yurt dışına seyahat etmenizi engelleyebilir).

3.
Kategori B – için en umut verici görevler. İstatistikler, bu kategorideki hedeflere özellikle dikkat edenlerin daha başarılı olduklarını, kariyer basamaklarını daha emin adımlarla tırmandıklarını ve buna bağlı olarak daha fazla kazandıklarını gösteriyor. Bu, diğer şeylerin yanı sıra, görevlerin zamanında tamamlanması (sakin bir hızda, acele etmeden), konsantrasyon ve önceliklendirme yeteneği sayesinde, bir kişinin yeteneklerini tam olarak gösterebilmesi ve şu veya bu adım hakkında düşünebilmesiyle açıklanmaktadır. .

4. C kategorisindeki bazı görevler bunları dikkat dağıtıcı olarak sınıflandırmak daha doğru olurÇünkü önemli olmasalar da işinizin verimliliğini azaltabilir ve oldukça fazla zaman tüketebilirler. Buna uzak akrabaları tebrik etmek, yeni bir kanepe satın almak ve diğer gerekli olmayan konular da dahildir. Bunları B kategorisi görevlerden ayırabilmek ve mümkünse bunların uygulanmasını başkalarına devredebilmek önemlidir.

5. Sorun D veya zaman öldürücüler, güvenle arayabiliriz verimsiz. Ancak boş zamanlarınıza değer katabilirsiniz. Örneğin ucuz bir roman yerine iyi bir entelektüel kitap okuyun, duygusal rahatlama istediğinizde spor yapın. Yararsız bir şey için zaman harcama isteğine karşı koyamıyorsanız, bu tür harcamaları en aza indirin: bunu yapmak için önce diğer kategorilerdeki görevleri tamamlayın.

Eisenhower Matrisi'nin nasıl çalıştığı ilkesine hakim olduğunuzda, yalnızca başarılı olmakla kalmayacak, aynı zamanda daha dengeli ve iyimser bir insan olacaksınız, çünkü daha önce zaman bulamadığınız can sıkıcı ama önemli küçük şeyler için endişelenmeyi bırakacaksınız.

Okuma süresi 6 dakika

Bu yazımızda zaman yönetiminin ne olduğuna, ana yöntemlerinin neler olduğuna bakacağız ve Eisenhower matrisinin bir örneğini detaylı olarak anlatacağız. Bu matris, insan yaşamının herhangi bir alanında zamanı dağıtmanın en yaygın yoludur.

Eisenhower Matrisi - zaman yönetimi yöntemi

Zaman yönetimi– Bir kişinin belirli görevleri yerine getirmek için zamanını doğru şekilde tahsis etme yeteneği. Çok sayıda zaman yönetimi yöntemi vardır. Zaman yönetiminin en popüler ve yaygın yöntemlerinden biri Eisenhower yöntemidir.

Dwight David Eisenhower ünlü bir siyasi ve askeri figürdür; David, 14 Ekim 1890'da Denison'da (Teksas, Amerika) doğdu. Herkes onu, organizasyonel ve zihinsel yetenekleriyle öne çıkan, Amerika'nın 34. Başkanı olarak tanıyor. Bu onun hayatta büyük bir başarı elde etmesine ve birçok halka örnek olmasına izin verdi. David, değerli şeylere sahip olmanın ve bunları yapmanın kişiyi kişi olarak tanımladığına ve tüm alanlarda ve çabalarda gelişime katkıda bulunduğuna inanıyordu.

Başkan olmayı bıraktığımdan beri golfte çok daha az kazanıyorum. © Dwight David Eisenhower

David, başkan olarak çok sayıda meseleye, plana ve göreve dalmıştı. Her şeyi halletmek için değerli zamanını nasıl net ve doğru bir şekilde dağıtabileceğini düşünüyordu. Belli bir dönem için tüm planlarını kavrayarak, işlerini önem ve aciliyetlerine göre sıraladığı bir tablo oluşturdu. Daha sonra yöntemi özellikle popülerlik kazandı ve Eisenhower matrisi olarak tanındı. Şuna benziyor.

• Bir çeyrekÖnemli acil konular;
• ÇeyreğeÖnemli acil olmayan;
• C çeyreğiÖnemsiz acil;
• D çeyreğiÖnemsiz, acil değil.

Eisenhower penceresinin özü faaliyetlerin önceliklendirilmesidir. Kişinin tüm planlarını önem ve aciliyete göre ayırması ve bunları belirli bir kategoriye bağlaması gerekir. Şimdi matrisin ana sektörlerine veya çeyreklerine daha yakından bakalım. Yazımızın biraz ilerisinde Eisenhower matrisinin bir örneğine bakacağız.

A Çeyreği

Bu, olumsuz sonuçlara yol açabileceğinden ertelenemeyecek önemli acil konuları da içerir. İdeal bir durumda, zamanın doğru dağılımında bu karenin boş olması gerekir. Bir kişinin acil hale gelmemesi için önemli görevleri zamanında tamamlaması gerekir.

B Çeyreği

Acil olmayan önemli konular burada bulunur. Bu sektörün planları zamanında yerine getirilirse kişi çok sayıda değerli acil mesele kazanacaktır. Planların önem derecesine göre kademeli olarak uygulanması, vücudu psikolojik ve fiziksel olarak yormadan, işlerin zamanında düzene girmesine yardımcı olur.

Çeyrek C

Şu anda önemli olmayan ancak hemen yapılması gereken önemsiz acil görevler. Belki bunların uygulanması birileri için değerlidir, ancak sizin için hiçbir değeri olmayan sıradan şeylerdir.

D Çeyreği

Eisenhower bu sektörde yapılması gereken önemsiz, acil olmayan görevleri içeriyordu, ancak bunlar çok önemli veya acil değil. Bunları yerine getirmek şüphesiz kişiye memnuniyet getirir, ancak bunları yapmamak olumsuz sonuçlarla tehdit etmez.

Eisenhower matrisinin bir örneğini anlatarak bu sektörlere daha detaylı bakacağız.

Eisenhower Yönteminin Hedefleri

Eisenhower yönteminin birkaç ana amacı vardır.

1. İnsanın kendi kendini örgütlemesinin gelişimi. Birkaç gün boyunca planlanan her şeyi gören kişi daha aktif hale gelir, bir sonuca ulaşmak için tüm kaynaklarını birleştirir, böylece kimsenin yardımı olmadan kendini organize eder.
2. Günlük yaşamın görevlerinin niteliksel dağılımı. Böyle bir matris derledikten sonra herkes belirli bir zaman diliminde önemli görevleri görebilecek ve acele etmemek için bunları tamamlamaya çalışacaktır.
3. Başarılı Planlama Becerileri. Açıkça yazılmış planlara sahip bir tablo, her göreve belirli bir süre ayırmaya ve bu süreyi doğru hesaplamaya yardımcı olur.

Eisenhower Matrisi'nin bir örneğini oluşturarak bu planlama tekniğinin hedeflerini daha derinlemesine analiz edebiliriz.

Önemli görevleri örneklerle vurgulamanın özellikleri

Daha önce de belirttiğimiz gibi Eisenhower matrisi, o andaki önem ve aciliyet derecesine göre işlerimizi içeren dört ana bileşenden oluşuyor. Artık örnekler yardımıyla hangi konuların acil olabileceğini ve bunu kendimiz nasıl belirleyeceğimizi anlayabiliriz. Eisenhower matrisinin bir örneği, günlük yaşamdaki önemli ve acil görevleri tam olarak anlamanıza yardımcı olacaktır.

A Çeyreği (önemli acil konular)

Bahsettiğimiz gibi ideal olarak bu sektör boş olmalı, kişinin değerli işleri acil hale gelmemesi için zamanında yapabilecek zamanı olmalıdır. Örneğin iş yerinde planlanmamış bir operasyonu veya acil bir toplantıyı “sektör A” kapsamına dahil edebiliriz. Önemli görevler zamanında tamamlanmalıdır, çünkü acil ve değerli hale geldiklerinde, bunların uygulanmasında ani engeller ortaya çıkabilir (sağlıkta keskin bozulma, çeşitli mücbir sebepler). Sınavı geçme durumunu ele alalım. Bu önemli ama acil değil. Bir kişi hazırlığı son güne erteleyerek acil bir göreve dönüştürürse, o zaman fiziksel olarak her şeyi yapacak zamanı olmayacak, vücudu fiziksel ve psikolojik olarak tükenecektir.

B Çeyreği (acil olmayan önemli konular)

Bu sektörün işleri bekleyebilir ancak bunun yapılmaması olumsuz sonuçlara yol açacaktır. Zamanında tamamlamak için özellikle değerli görevler vurgulanır. Bu, kişinin kendi sağlığı ve kişisel gelişimi ile ilgili görevleri içerebilir. Örneğin zamanında konsültasyon için doktora giderseniz ameliyat ihtiyacı doğmayacaktır. Başka bir örnek, eğer zamanla İngilizce öğrenirseniz, yakın gelecekte iyi maaşlı yeni bir pozisyon elde edebileceksiniz.

S Çeyreği (önemsiz acil konular)

Bu sektör, belirli bir zamanda tamamlanması gereken ancak sizin için özel bir önem taşımayan görevleri bir araya getirir. Planların önemini kendiniz belirlemek için kendinize şu soruyu sorun: "Bu görevi yapmazsam ne olur?" Bir konu sizi olumsuz etkiliyorsa, bu gerçekten önemlidir. Bu sektördeki görevlere örnek olarak bir meslektaş veya arkadaşla yapılan önemsiz bir konuşma veya bir sosyal ankete katılım gösterilebilir. Bu şeyler sizi yalnızca önemli şeylerden uzaklaştırır. Örneğin, iş yerinde değerli bir projeyle meşgulseniz, üstlerinizden gelen başka talimatlar veya bir arkadaşınızın sırf sohbet etmek için araması dikkatinizi dağıtabilir. Bu işleri mutlaka bir kenara bırakıp daha önemli işlere odaklanmalısınız ki acil hale gelmesinler.

D Çeyreği (önemsiz, acil olmayan görevler)

Bir kişi, önemli bir görevin olmadığı boş zamanlarında bu planları uygulayabilir. Kendisinden ve yapılan işten memnuniyet duygusu getirirler. Örneğin kütüphanenizi temizlemeye ve dolabınıza bir şeyler koymaya karar verdiniz. Buna bilgisayar oyunları ve sosyal ağlarda takılmak da dahildir. Bunlar sakinleşmenize yardımcı olur, ancak bunları ilk sıraya koymamalı, böylece önemli görevleri göz ardı etmemelisiniz.

Eisenhower Matrisi: Örnek

Eisenhower matrisini kullanarak kendiniz için önemli acil görevleri nasıl belirleyeceğinizi anlamak için bir örnek kullanmaya çalışalım. Eisenhower matrisi örneğine bakalım.

Diyelim ki ilk kez aşağıdaki görevlere sahipsiniz:

• tabureyi sallanmayacak şekilde sabitleyin;
• diş ağrısı ile dişçiye gitmek;
• yarının iş projesine hazırlanmak;
• bir meslektaşından bir rapor göndermesini isteyen bir telefon;
• patronla planlanmamış toplantı;
• sosyal ağlarda vakit geçirmek;
• İleri düzey eğitim için İngilizce dil becerilerinde uzmanlaşmak.

Şimdi adı geçen görevleri önem ve aciliyetlerine göre yapılandırmaya çalışalım. Kendi Eisenhower matrisi örneğimizi oluşturalım.

A Çeyreği (önemli acil):

• Çalışan bir projeye hazırlık;
• Patronla planlanmamış toplantı.

B Çeyreği (önemli, acil olmayan):

• Diş ağrısı nedeniyle dişçiye görünmek;
• İleri düzey eğitim için İngilizce dil becerilerinde uzmanlaşmak.

C Çeyreği (önemsiz acil):

• Bir meslektaşım bir rapor gönderme talebiyle arar.

D Çeyreği (önemsiz, acil olmayan):

• Tabureyi sallanmayacak şekilde sabitleyin;
• Sosyal ağlarda vakit geçirin.

Böylece yaklaşan görevlerinizin değerini anladıktan sonra, bu noktada önceliklerin dağılımını kolayca anlayabilirsiniz. Kendiniz üzerinde çalışmaya, planlarınızı ve çabalarınızı yeniden düşünmeye zaman ayırın; bu, düşündüğünüzden daha fazlasını yapmanıza yardımcı olacaktır.

Bir saatlik kişisel gelişim size bir günlük açıklamalardan daha fazlasını öğretecektir. © Jean-Jacques Rousseau

Açıkladığımız zaman ayırma tekniğinin yakın gelecekte ulaşılması gereken kısa vadeli hedefler için tasarlandığını belirtmekte fayda var. Günlük yaşamın işlerini yapılandırmaya yardımcı olur ve iş ve yaşamın her alanında çok faydalıdır. Bu teknik, herkes tarafından anlaşılabilir ve kullanımı kolay olduğundan hem başkanlar hem de okul çocukları tarafından kullanılabilir.

Teknik, görünürdeki kullanım kolaylığı nedeniyle popülerdir, bunu bilmek faydalıdır, kesinlikle denemeye değer, o yüzden hadi çözelim.

Ordu Generali ve Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Dwight Eisenhower'ın zaman yönetimi teorisini ve zamanın verimli kullanımına yönelik teknikleri incelemesi pek mümkün değildi. Ancak Eisenhower matrisi adı verilen yöntemin altında yatan prensibi en iyi açıklayan, onun "Tüm acil şeyler önemli değildir ve tüm önemli şeyler de acil değildir" ifadesiydi.

Eisenhower Matrisinin çözülmesine yardımcı olduğu sorunlar

Bazen bütün gün doğrulmadan çalışırsınız, bir sürü şey yapmayı başarırsınız, kelimenin tam anlamıyla sincap gibi dönersiniz ama sonuç sadece yorgunluktur ve tatmin olmaz. Çünkü tüm bu emek kahramanlığının sizi hedefinize nasıl yaklaştırdığı pek belli değil.

Zaman yönetiminde buna hedef belirleme sorunu denir ve sonuçları en yıkıcı olabilir - hayat, nadir aralar ve anlaşılmaz sonuçlarla zorlu bir maratona dönüşür.

Sorunun az ya da az çalışmamız değil, herhangi bir işe başlamadan önce doğru hedefleri belirlemememiz ve öncelikleri belirlemememiz olduğunu anlamak önemlidir. Bunu çözmenin bir yolu, görevleri önceliğe göre hızlı bir şekilde sıralamak için Eisenhower Matrisini kullanmaktır.

Eisenhower matrisinin özü

Bu teknik, çok sayıda olsa bile yapılacaklar listenizi hızlı bir şekilde sıralamanıza yardımcı olur. Dışarıdan her şey son derece basit görünüyor - görev listesine bakıyoruz ve her biri için iki soruyu yanıtlıyoruz.

• Bu önemli?

• Bu acil mi?

Bir sayfa kağıt alın ve dört parçaya bölün. Bu iki sorunun cevabını gireceğimiz dört kare elde ediyoruz.

Eisenhower Matrisi neye benziyor?

A Çeyreği: önemli ve acil konular

• Tamamlanmadığı takdirde hedefe ulaşmayı tehlikeye atan şeyler.
• Hayattaki büyük zorluklardan kaçınmak için çözülmesi gereken sorunlar.
• Sağlık sorunları.

Eğer bir verimlilik canavarıysanız, o zaman bu çeyrek sizin için boş olacaktır: “yangın” sektörüne girene kadar işleri halletmeyeceksiniz. Ancak siz bir verimlilik canavarı değilsiniz (ve biz de değiliz), dolayısıyla bunun gerçekleşmesi pek mümkün değil. En önemlisi orada olayların seyrek ve küçük miktarlarda gerçekleşmesidir. Görev listenizin yarısı oradaysa bu bir felakettir.

Ancak paniğe gerek yok. Bu çeyreğin boş kalması için öncelikle diğer sektörlerin bakımı üzerinde çalışmanız gerekiyor.

B Çeyreği: önemli ancak acil olmayan konular

• Birincil aktivite.

Maksimum dikkat gerektiren görevlerin yaşadığı yer burasıdır. Bu kadranla iyi çalışanlar hedeflerine ulaşmada başarılı olacaklardır. Yanmayan önemli görevler, yani onları paniğe yakın bir durumda yapmıyoruz. Bunları mümkün olduğu kadar verimli bir şekilde gerçekleştirmenin önünde hiçbir engel yoktur. Sadece gecikmeyin; bu çeyrekteki görevler A sektörüne taşınabilir.

C Çeyreği: acil ancak önemli olmayan konular

• Dikkat dağıtıcı şeyler.

Bu görevleri tamamlamak amacınıza ulaşmanıza yardımcı olmaz; asıl önemli olana odaklanmanızı engeller, verimliliğinizi düşürür ve sizi yorar.

Sinsi çeyrek - bu sektördeki konuların A çeyreğindeki konularla karıştırılması ve önceliklerin karıştırılması riski vardır.

D Çeyreği: Acil veya önemli olmayan konular

Paradoksal çeyrek, çünkü burası iş dünyasının yaşadığı yer:

• herhangi bir fayda sağlamamak;
• bizim favorilerimiz.

Dinlemek. En sevdiğimiz müzik burada çalıyor, rahat bir sandalye bekliyor ve neredeyse hiç beyin müdahalesine gerek kalmıyor.

Eisenhower Matrisi Zaman Yönetimine Nasıl Uygulanır?

Zaman yönetiminde birçok farklı, bazen pek uyumlu olmayan yöntem ve teknikler vardır. Ve bu bir dezavantaj değil çünkü insanlar farklı. Bir kişi için harika olan şey, bir başkası için işe yaramayacaktır. Bu nedenle, kaçınılmaz olarak doğru olanı seçerek farklı teknikleri denemek zorunda kalacaksınız.

Birçoğumuz çoklu görev yapıyoruz. Sürekli olarak yapacak çok işimizin olduğu durumlarla karşı karşıya kalıyoruz. Peki bunlara nasıl öncelik verirsiniz? Ve meseleler ve son teslim tarihleri ​​konusunda kafanız nasıl karışmamalı?

Planlama zamanı kolay değildir. Çalışmaların bir kısmı yarına kaldı. Ve sonra üzerlerine yenileri eklenir. Bunun sonucunda vaka sayısı artıyor. Kendi çalışma zamanınızı yönetme becerileri ne okulda ne de yüksek öğretim kurumlarında öğretilmemektedir. Ancak öğrenmek için hiçbir zaman geç değildir. Görev dağıtımının en popüler yöntemlerinden birinden bahsedeceğiz. Bu teknik “Eisenhower Matrisi”dir. Bu yöntem, işleri planlamanıza, öncelikli görevleri daha az öncelikli olanlardan ayırmanıza ve molozları temizlemek için çok daha az zaman harcamanıza olanak tanır.

Batı ülkelerinde basit ve popüler olan bu yöntem ülkemizde de yaygınlaşıyor.

Biraz tarih

Matrix, Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Dwight David Eisenhower'dan başkası tarafından icat edilmedi. Son derece sorumlu bir konumda olan bir kişi olarak sürekli meşguldü ve her gün çeşitli türden çok sayıda görevi yerine getirmek zorunda kalıyordu. Sürekli ortaya çıkan görevleri biriktirmemek için başkan sürekli olarak kolayca çalışılabilecek basit ve net bir görev planlama aracı arıyordu. Uzun araştırmalardan sonra Eisenhower nihayet birçokları için evrensel hale gelen bir yöntem buldu.

Peki matrisin anlamı nedir?

Görev dağılımında. Basit örneklere dayanarak, ana görevleri daha az önemli olanlardan ayırmayı hızlı bir şekilde öğrenecek ve son olarak günlük programınızda kişisel konulara yer açacaksınız.

Eisenhower matrisi 4 kadrana dayanmaktadır. 2 eksenle kesişirler:

• önem ekseni
• aciliyet ekseni

Matris, sizi şu veya bu şekilde ilgilendiren her şeyi 4 kareye girmeyi önerir.

Yani birinci çeyrek. En önemli ve acil konuları buna dahil ediyoruz. Bu tekniğin yaratıcısı, tüm görevlerinizi doğru planlarsanız bu çeyreğin boş olması gerektiğini her zaman vurgulamıştır. Ama matris üzerinde çalışmaya yeni başlıyoruz. Buraya görevleri yazarsanız aşağıdakilere dikkat etmelisiniz:

• göz ardı edilemez çünkü belirlenen hedeflere ulaşmayı olumsuz etkileyecektir
• Olumsuz sonuçlara yol açacağından göz ardı edilemez
• Göz ardı edilemez çünkü bunları yapmak sağlıkla ilgilidir

Bu listeyi doldururken sıra yetkilendirmeyi hatırlamaya geldi. Önemli ve acil bir sorunu başka biriyle paylaşabiliyorsanız: yapın, yardım istemekten çekinmeyin.

İkinci çeyrek. Önemli olan ancak uygulanması aciliyet gerektirmeyen şeylerin dahil edilmesi önerilmektedir. Bunlar, başarının bağlı olduğu, umut verici ve gerçekten önemli görevlerdir. Bu görevleri tamamlamanın aciliyeti ikinci sırada gelse de, bunun, son teslim tarihinden önce bunları unutabileceğiniz anlamına gelmediğini unutmayın. Tamamlamak için yeterli zamanımız olduğundan sorunları çözmeye daha düşünceli yaklaşırız. Buraya neler dahil edilebilir?

Aşağıdaki görevler:

• sporla ilgili
• Görev planlama ve performans değerlendirmesiyle ilgili
• işle ilgili olanlar

Üçüncü çeyrek. Acil fakat önemsiz konuları içerir. Çoğunlukla bu liste, sizi hedeflerinize ulaşmaktan alıkoyan sorunları koyduğunuz yerdir. Örneğin, ihtiyacınız olmayan ancak üstlerinizin dayattığı ve hedeflerinize ulaşmanızı etkilemeyecek toplantı ve müzakereleri bu listeye dahil etmelisiniz. Burada ayrıca ev aletlerinin arızalanması vb. ile ilgili ani ev sorunlarını da yazabilirsiniz.

Dördüncü çeyrek. Eisenhower, önemsiz ve acil olmayan konuları buraya yazmayı öneriyor. Bunlar hiçbir fayda getirmeyecek işlerdir. Bunlarla yalnızca son çare olarak ilgilenilmesi veya hiç ilgilenilmemesi önerilir. Bu tür görevler, temel düzeyde zaman harcayanlarla karşılaştırılabilir. Peki neden bu vakaları tamamen ortadan kaldırmıyorsunuz? Bu şeyler birçok kişiye hoş geliyor. Ve zaman uçup gidiyor.